Jak efektywnie wdrożyć system ERP?

Chcesz cieszyć się bezproblemową implementacją oprogramowania ERP oraz płynnym użytkowaniem w przyszłości? Warto więc poznać ważne do wykonania kroki, które przesądzić mogą o właściwym wyborze systemu ERP i jego prostym wdrożeniu.

Obecny krajobraz gospodarczy stawia przed firmami produkcyjnymi szereg wyzwań, które wymagają od nich efektywnego działania i jasnego nakierowania na cel. Często oznacza to, że wybór i wdrożenie nowego systemu ERP może stać się procesem angażującym znaczne zasoby, dodatkowo komplikowanym przez wymagania klientów, złożony łańcuch dostaw i wysoce konkurencyjny rynek. W świetle tych wyzwań kluczowym pytaniem dla każdej firmy produkcyjnej jest to, jak poprawnie przygotować się do skutecznego wdrożenia projektu ERP. Poniżej zapoznasz się z 7 krokami, które warto wykonać, aby cieszyć się bezproblemową implementacją oprogramowania ERP oraz płynnym użytkowaniem w przyszłości.

Kluczowe aspekty wdrożenia systemu ERP

W sektorze produkcyjnym w ostatnich latach zaszły znaczące przemiany, głównie z powodu dynamicznego postępu w dziedzinie technologii, a digitalizacja stała się kluczowym czynnikiem kształtującym oblicze produkcji.

Krajowi producenci dostrzegają konieczność inwestycji w nowoczesne rozwiązania, zdając sobie sprawę, że bez nich nie ma miejsca na innowacje ani konkurencyjność. Z raportu 2023 State of Manufacturing Technology Survey wynika, że niemal 75% producentów planuje inwestować więcej w systemy, a blisko 65% z nich odczuwa potrzebę aktualizacji rozwiązań do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Z kolei z danych opublikowanych przez Eurostat wynika, że w ciągu ostatnich dwóch lat zanotowano wzrost o 3 punkty procentowe w zakresie stosowania systemów zintegrowanych w polskich firmach. W 2021 roku co trzecie przedsiębiorstwo (32%) w Polsce korzystało z systemu ERP. Mimo że ta liczba jest nadal niższa od unijnej średniej (38%), to jednak udało się zmniejszyć tę różnicę o 1 punkt procentowy w przeciągu ostatnich 24 miesięcy.

Trend ten wskazuje na stopniowy, ale stabilny rozwój polskiego sektora firmowego w dziedzinie integracji systemów ERP, co może mieć pozytywny wpływ na efektywność i konkurencyjność polskich przedsiębiorstw na arenie międzynarodowej. Tym bardziej warto więc poznać ważne do wykonania kroki, które przesądzić mogą o właściwym wyborze systemu ERP i jego bezproblemowym wdrożeniu.

1. Analiza ROI, czyli zwrotu z inwestycji

Wdrożenie nowego systemu ERP to ważny krok dla każdej organizacji. Wiąże się to ze zrozumieniem zwrotu z inwestycji (ROI), czyli czynnika, który jest kluczem do odblokowania prawdziwego potencjału systemu i zapewnienia sukcesu całemu przedsięwzięciu.

Przed przystąpieniem do projektu ERP konieczne jest, aby osoby decyzyjne dokładnie określiły wszystkie potrzeby organizacji. Obejmuje to analizę istniejących procesów, identyfikację nieefektywności i zdefiniowanie wyzwań stojących przed różnymi działami. Ważna jest także świadomość alternatywnych rozwiązań ERP dostępnych na rynku, wraz z ich zaletami i ograniczeniami.

W kontekście ROI, istotny jest również aspekt finansowy. Należy ocenić koszty związane z wdrożeniem systemu ERP, w tym te dotyczące licencji, szkoleń i dostosowania oprogramowania do realnych potrzeb danej firmy.

Jednocześnie warto nakreślić bezpośrednie i pośrednie korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP. Bezpośrednie korzyści obejmują namacalne ulepszenia, takie jak usprawniony proces zamawiania, zmniejszona liczba fizycznych zapasów, lepsza jakość produkcji czy planowanie. Często jednak prawdziwy zwrot z inwestycji leży w pośrednich korzyściach płynących z danych dostępnych w czasie rzeczywistym, możliwości dokładnego planowania zapasów, zintegrowanych baz danych czy usprawnionego raportowania.

Poza spektrum operacyjnym kluczowe znaczenie ma też ocena wpływu ekonomicznego zwiększonej satysfakcji klienta, lepszej komunikacji w łańcuchu dostaw, jakości podejmowanych decyzji i usprawnionych mechanizmów dostaw. Czynniki te nie tylko przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów, ale także pozytywnie wpływają na reputację marki i lojalność klientów, pośrednio oddziałując na wynik finansowy.

Co ważne, zrozumienie ROI, nie powinno odnosić się wyłącznie do aspektu finansowego. W analizie tej chodzi również o identyfikację i określenie krytycznych wymagań wobec systemu ERP. Analiza ROI nie powinna więc być tylko etapem w procesie wdrażania ERP, ale ciągłą oceną, która pomaga w podejmowaniu decyzji, napędza wydajność i ostatecznie kształtuje przyszłą trajektorię rozwoju przedsiębiorstwa.

2. Nadanie rangi projektowi wdrożenia systemu ERP

Kadra zarządzająca musi zrozumieć, że wdrożenie projektu ERP jest poważnym przedsięwzięciem, które ma wpływ na całą organizację. Dobrą zasadą dla dyrektorów generalnych jest: „Jeśli nowy system ERP nie jest jednym z trzech głównych priorytetów, opóźnij jego wdrożenie, aż stanie się jednym z nich”.

Kiedy kierownictwo jasno zrozumie wartość zwrotu z inwestycji, nada zapewne projektowi wdrożenia ERP najwyższy priorytet, ponieważ ROI zawsze znajduje się na szczycie listy. Aby ułatwić proces ustalania rangi projektu, organizacje powinny stworzyć mapę drogową określającą harmonogramy, zależności i niezbędne elementy, które pomagają w podejmowaniu decyzji.

Warto przy tym pamiętać, że bez ustalenia jasnego celu, każdy projekt jest z reguły skazany na niepowodzenie, gdyż użytkownicy i menedżerowie działów postrzegają go jako coś, co jest niejasne pod względem priorytetu organizacyjnego. Wówczas nie mają przekonania ani chęci, aby się w niego angażować, co negatywnie wpływa na pomyślne wdrożenie systemu ERP.

3. Zaangażowanie kierownictwa i reszty zespołu

Projekt ERP wymaga zaangażowania całej organizacji, w tym przedstawicieli najwyższego szczebla firmy. Bez wsparcia i zaangażowania kierownictwa wdrożenie systemu ERP może stanąć w obliczu różnych wyzwań, takich jak kwestie budżetowe, opór ze strony pracowników czy brak zasobów.

Kadra zarządzająca powinna nadawać ton poprzez informowanie o znaczeniu tego projektu. Nie może on być postrzegany jako wydatek mający na celu przyspieszenie pracy urządzeń komputerowych. W zamian powinien być traktowany jako inwestycja w poprawę produktywności, efektywności i konkurencyjności.

Jak to osiągnąć? Należy opracować szczegółowy plan działań informacyjnych w celu przekazania wiadomości o projekcie do każdego działu – począwszy od zamówień i produkcji, przez magazyn, marketing i finanse, aż po sekretariat i dział obsługi klienta.

4. Utworzenie zespołu osób odpowiedzialnych za wdrożenie ERP

Krok ten obejmuje wybór osób, które staną się częścią zespołu projektowego oraz przypisanie im ról i obowiązków. Zespół powinien składać się z pracowników, którzy posiadają odpowiednie umiejętności, doświadczenie i wiedzę w obszarach istotnych z punktu widzenia wdrożenia systemu ERP, jego utrzymania oraz rozwoju.

Osoby oddelegowane do tego typu projektu powinny również dobrze rozumieć cele, zakres i spodziewane rezultaty działań. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją zakres przypisanych im ról i obowiązków oraz są zaangażowani w osiągnięcie celów projektu.

Projekt wdrożenia ERP z reguły wymaga powołania komisji zarządzającej, kierownika projektu i zespołu złożonego z czołowych pracowników poszczególnych działów. W organizacjach średniej wielkości komisja zarządzająca powinna z kolei składać się z dyrektora generalnego i managerów najwyższego szczebla z każdego pionu firmy (np. sprzedaż i marketing, badania i rozwój, produkcja, łańcuch dostaw, finanse czy IT), na który nowy system ERP będzie miał wpływ. Ostateczna struktura zespołu do spraw wdrożenia ERP powinna być indywidualnie ustalana wewnątrz firmy.

5. Edukacja zespołu projektowego oraz pozostałych pracowników

Jak zostało wspomniane wcześniej, projekt wdrożenia systemu ERP ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Obowiązkiem zespołu odpowiedzialnego za jego realizację jest więc określenie, które z „najlepszych praktyk” powinny zostać wdrożone.

Pomóc w tym może edukacja wszystkich członków zespołu projektowego na temat działania systemu ERP, jego funkcjonalności i sposobu, w jaki zostanie on wdrożony w organizacji. Aby móc skutecznie wytyczyć kurs w kierunku wizji stanu przyszłego, czyli ulepszonych procesów, zespół potrzebuje również edukacji w zakresie możliwości współczesnych systemów ERP. Etap ten wspomóc mogą dostawcy rozwiązań ERP, materiały udostępniane przez ekspertów w postaci podcastów, seminariów, szkoleń i innych zasobów.

6. Opracowanie planu projektu

Projekt wdrożenia systemu ERP wymaga dobrze zdefiniowanej strategii, która jasno określa jego misję i cele. Plan projektu powinien zostać zatwierdzony przez całą organizację i służyć jako mapa drogowa określająca kolejne konieczne do wykonania kroki.

Opracowanie planu projektu pomaga w precyzyjnym zdefiniowaniu ról i obowiązków, co minimalizuje ryzyko wystąpienia nieporozumień oraz stanowi podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji. Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie opisującym etapy wdrożenia ERP to:

• cele projektu – krótko- jak i długofalowe,
• dostępne w firmie zasoby – finansowe, kadrowe i inne,
• obowiązki i podział ról,
• zakres wdrożenia,
• wyzwania i problemy,
• potrzeby i oczekiwania względem systemu ERP,
• ROI,
• przewidywane korzyści możliwe do osiągnięcia,
• kosztorys obejmujący perspektywę najbliższych 5 lat,
• budżet na realizację całego przedsięwzięcia,
• szczegółowy harmonogram.

7. Szybkość wdrożenia systemu ERP

W każdym projekcie ERP prędzej czy później pojawia się pytanie: „Jak szybko możemy wybrać i wdrożyć system ERP?”. Choć jest to zrozumiałe, to jednak dzisiejsza transformacja cyfrowa polegająca na zastępowaniu procesów manualnych i starszych systemów najnowszymi rozwiązaniami IT, nie jest wyścigiem.

Jak wspomniane zostało w poprzednim kroku, ustalenie harmonogramu jest kluczową częścią strategii. Aby jednak móc plany wprowadzić w życie, potrzeba przede wszystkim edukacji. Biorąc więc pod uwagę poprzednie kroki opisane powyżej, pytanie nie powinno brzmieć, jak szybko możemy wybrać i wdrożyć nowy system ERP, ale jak szybko możemy wykształcić zespół i przygotować go do przejścia przez projekt w sposób efektywny i bezproblemowy, aby procesy biznesowe w nowym oprogramowaniu ERP faktycznie usprawniły bieżącą działalność firmy.

Dlaczego wykonanie 7 kroków przed wdrożeniem systemu ERP jest tak ważne?

Realizacja projektu wdrożenia systemu ERP jest poważnym przedsięwzięciem dla każdej firmy. Wiąże się ono z kosztami, czasem i zaangażowaniem ludzi. Jeśli projekt zostanie przeprowadzony prawidłowo, zwrot z inwestycji może wynieść nawet od trzech do pięciu razy więcej niż poniesione nakłady. Jeśli jednak całe przedsięwzięcie zostanie nieodpowiednio zaplanowane, firma wyda zasoby na wdrożenie nowego systemu, który nie spełni oczekiwań. Z tego powodu każdy przedsiębiorca, który planuje wdrożenie systemu ERP, powinien zbudować fundamenty sukcesu, wykonując powyżej opisane kroki, aby skutecznie sfinalizować projekt i czerpać z niego zyski.

Źródło: proALPHA Polska
Zdjęcie: proALPHA Polska