Zarządzanie dokumentacją techniczną w systemie ERP

Poniżej krótki przegląd rodzajów plików i ich umiejscowienia w procesach sprzedaży, projektowania i produkcji w kontekście praktycznego wykorzystania systemu proALPHA DMS.

Szczególnie w przypadku produkcji zleceniowej już na etapie przygotowywania oferty pojawia się liczna powierzona przez klienta dokumentacja ze specyfikacją produktu lub opisująca jego parametry techniczne. Są to najczęściej pliki pakietu MS Office, PDF, skany odręcznych szkiców lub pliki CAD.

W systemie firmy proALPHA całość tej dokumentacji archiwizowana jest w powiązaniu z nagłówkiem nowo założonego projektu lub konkretnym etapem cząstkowym czy wręcz jego operacją. Dzięki integracji z programem pocztowym MS Outlook pojedynczy plik załącznika z dowolnego e-maila (wychodzącego lub przychodzącego) może zostać zarchiwizowany w odpowiednim miejscu, tj. najczęściej indywidualnym folderze klienta lub wybranego projektu w systemie DMS. Tym samym cała korespondencja mailowa, zawierająca szczegółowe uzgodnienia i doprecyzowanie założeń projektu, staje się łatwo i szybko dostępna wprost z systemu proALPHA ERP.

OPROGRAMOWANIE DO PRZYGOTOWYWANIA OFERT

Stworzenie ostatecznej oferty dla klienta może skutkować utworzeniem kolejnego pliku w folderze DMS projektu. Funkcja archiwizacji DMS „Cold” powoduje automatyczne utworzenie załącznika (np. w formacie PDF) z chwilą wydrukowania w systemie ERP dowolnego rodzaju dokumentu, jak na przykład finalnej wersji oferty. Zanim jednak nasza oferta zostanie zaakceptowana, zazwyczaj pojawia się faza negocjacji handlowych, w której to kolejne wersje dokumentów przygotowywanych np. w formacie MS Word mogą zapisywać się w DMS, identyfikując modyfikującego je użytkownika oraz rejestrując kolejne daty zmian. Tym samy możliwym staje się szybkie odtworzenie pierwotnego dokumentu, jak i prześledzenie kolejnych jego wersji. Również na wizycie handlowej łatwo wygenerować tzw. teczkę DMS zawierającą komplet dokumentów klienta czy danego projektu. Jeśli podczas spotkania pracujemy z klientem na wybranych dokumentach i je modyfikujemy, to logując się ponownie do systemu proALPHA, narzędzie DMS automatycznie sczyta i porówna zawartość teczki, tworząc w razie potrzeby kolejne wersje poszczególnych dokumentów.

INTEGRACJA CAD I ERP WAŻNA DLA FAZY PROJEKTOWANIA

Następnym procesem, w którym pojawia się konieczność zarządzania dokumentacją techniczną, jest etap projektowania, kiedy to dział konstrukcyjny zaczyna tworzyć rysunki techniczne w środowisku CAD. Funkcjonalność systemu proALPHA umożliwia prowadzenie rejestru wszystkich rysunków 2D i 3D w powiązaniu z bazą indeksów artykułów zakupowych i produkowanych. Dzięki programowi zarządzania rysunkami możliwe jest inicjowanie procesu tworzenia zmian konstrukcyjnych i śledzenie postępu realizacji zgodnie z przyjętym przebiegiem procedury WorkFlow. Kolejne rewizje rysunków otrzymują indeks i numer zmiany, rejestrowane są też daty ich utworzenia i obowiązywania. Przy zastosowaniu modułu CA-link możliwe staje się importowanie list części w postaci wielopoziomowych struktur BOM. W efekcie czego przeglądanie struktury produktu ukazuje powiązaną strukturę konstrukcyjną wraz z odpowiednimi numerami rysunków i modelami 3D. Dokumentacja CAD może zostać wykorzystana również podczas właściwej realizacji zleceń produkcyjnych. Panele dotykowe umiejscowione przy stanowiskach pracy umożliwiają wyświetlenie rysunków bezpośrednio pracownikom produkcyjnym, ułatwiając im wykonanie zaplanowanych operacji, zgodnie z dokumentacją techniczną.

APLIKACJA DLA BIZNESU ZASTĘPUJĄCA PDM I PLM

W ramach tak zaawansowanemu poziomowi zarządzania dokumentacją techniczną na każdym etapie procesu ofertowania, projektowania, wytwarzania, sprzedaży, jak i późniejszego utrzymania wyrobu, system proALPHA może z powodzeniem zastąpić dedykowane oprogramowanie klasy PDM/PLM, przyczyniając się tym samym do redukcji kosztów utrzymania wielu różnorodnych środowisk informatycznych.  Poza tym system DMS umożliwia wykorzystanie technologii kodów kreskowych i automatycznych urządzeń skanujących. Dzięki temu szybko i sprawnie zorganizuje pracę kancelarii, zasilając automatycznie przygotowaną strukturę folderów pismami przychodzącymi i wychodzącymi, jakie codziennie pojawiają się w każdej organizacji.


Źródło: proALPHA