Firmy muszą wcześniej zabezpieczyć kadry

 

Czwarty kwartał to dla wielu firm z branży produkcyjnej, logistycznej, handlowej i e-commerce okres zwiększonego obciążenia operacyjnego. Większa liczba zamówień oznacza nie tylko konieczność zwiększenia produkcji czy obsługi magazynów, ale również odpowiedniego przygotowania zespołów. Firmy, które z rekrutacją czekają do momentu pojawienia się braków kadrowych, muszą konkurować o pracowników z innymi przedsiębiorstwami.

Q4 zwiększa zapotrzebowanie na pracowników

Okres przedświąteczny jest szczególnie intensywny dla handlu i e-commerce. Według analizy Shopera około 28 proc. rocznej sprzedaży sklepów internetowych przypada na czwarty kwartał. W 2025 r. dziewięć z dziesięciu najmocniejszych dni sprzedażowych całego roku przypadło właśnie na Q4.

Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania odpowiedniej obsady. Potrzebni są nie tylko dodatkowi pracownicy produkcji, ale również osoby odpowiedzialne za kompletowanie, pakowanie i wysyłkę zamówień oraz obsługę magazynów i centrów dystrybucyjnych.

Wzrost liczby zamówień może wymagać także dodatkowych zmian, większej liczby godzin pracy i stworzenia rezerwy kadrowej zabezpieczającej przedsiębiorstwo przed absencjami.

Kogo firmy szukają?

W magazynach i centrach dystrybucyjnych rośnie zapotrzebowanie przede wszystkim na osoby zajmujące się przyjmowaniem towaru, kompletacją zamówień, pakowaniem, sortowaniem i przygotowaniem przesyłek.

W e-commerce szczególnie potrzebni są pickerzy i pakowacze. W logistyce istotną grupę stanowią natomiast operatorzy wózków widłowych posiadający uprawnienia UDT. W przypadku takich stanowisk wcześniejsza rekrutacja ma szczególne znaczenie ze względu na mniejszą liczbę kandydatów posiadających wymagane kwalifikacje.

Zakłady produkcyjne mogą z kolei zwiększać zatrudnienie pracowników bezpośrednio zaangażowanych w produkcję, szczególnie gdy większa liczba zamówień wymaga dodatkowych zmian lub zwiększenia obsady istniejących stanowisk.

Rekrutacja powinna wynikać z prognoz

Przygotowanie do sezonowego wzrostu zapotrzebowania powinno rozpoczynać się od prognoz sprzedaży, produkcji i obciążenia operacyjnego, a nie od pojawienia się pierwszych wakatów.

Firma powinna określić, ilu pracowników będzie potrzebowała przy różnych poziomach zamówień, jakie kompetencje będą wymagane oraz kiedy poszczególne osoby powinny rozpocząć pracę.

Znaczenie ma również skala projektu. Rekrutacja kilku osób jest stosunkowo prostym procesem. Przy potrzebie pozyskania kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników konieczne jest uwzględnienie selekcji kandydatów, dokumentacji, badań, formalności, szkoleń oraz wdrożenia.

Jak wskazuje Cezary Maciołek, prezes Grupy BISAR, firmy najlepiej radzące sobie z sezonowymi szczytami przygotowują wcześniej kilka scenariuszy zatrudnienia. Dzięki temu mogą zwiększać obsadę jeszcze zanim niedobór pracowników zacznie wpływać na funkcjonowanie magazynu, produkcji czy centrum dystrybucyjnego.

Konkurencja o pracowników rośnie

Problemem jest nie tylko liczba dostępnych kandydatów, ale również konkurencja między przedsiębiorstwami działającymi na tym samym lokalnym rynku pracy.

Duży zakład produkcyjny lub centrum logistyczne może w krótkim czasie zmienić warunki zatrudnienia w całym regionie, np. poprzez podniesienie wynagrodzeń lub wprowadzenie dodatkowych premii. Pozostali pracodawcy muszą wówczas reagować, jeśli chcą utrzymać zainteresowanie kandydatów.

Dlatego przedsiębiorstwa powinny obserwować nie tylko własne potrzeby kadrowe, ale również sytuację na lokalnym rynku pracy.

Nie wystarczy zatrudnić odpowiedniej liczby osób

W sezonowym szczycie liczy się nie tylko liczba pracowników znajdujących się na liście zatrudnionych. Równie ważna jest ich rzeczywista obecność na stanowiskach.

Absencja kilku osób w okresie standardowego obciążenia może być stosunkowo łatwa do uzupełnienia. W okresie największej liczby zamówień może natomiast prowadzić do nadgodzin, opóźnień i spadku wydajności całego procesu.

Firmy powinny więc analizować nie tylko koszt zatrudnienia pracownika, ale także koszt niezabezpieczenia odpowiedniej obsady. Nieobsadzona zmiana w okresie szczytu może oznaczać znacznie większe straty niż niewielka różnica w koszcie pracy.

Q4 sprawdza przygotowanie przedsiębiorstwa

Sezonowy wzrost zamówień jest dla przedsiębiorstw testem organizacji pracy. Dotyczy to zarówno produkcji, jak i magazynowania, logistyki czy dystrybucji.

Kluczowe znaczenie ma możliwość wcześniejszego przewidzenia zapotrzebowania, przygotowania odpowiedniej liczby pracowników i stworzenia rezerwy pozwalającej szybko reagować na zmiany wolumenu.

W przypadku większych projektów przedsiębiorstwa mogą również korzystać z zewnętrznych partnerów wspierających rekrutację i zatrudnienie pracowników tymczasowych.

W Q4 o sprawności przedsiębiorstwa decyduje nie tylko to, ile zamówień jest w stanie przyjąć, ale również to, czy ma wystarczające zasoby, aby je terminowo zrealizować. Dlatego przygotowanie kadr powinno być elementem planowania produkcji i działalności operacyjnej, a nie działaniem podejmowanym dopiero w momencie wystąpienia niedoboru pracowników.