Integracja WMS z ERP w magazynie

Integracja WMS z ERP - korzyści, możliwości i zastosowanie w magazynie

Z tego artykułu dowiesz się, jak działa integracja ERP z WMS, jakie dane wymieniają oba systemy i kiedy samo ERP przestaje wystarczać. Poznasz też kroki wdrożenia oraz kryteria wyboru dostawców systemów klasy WMS.

Wiele firm zaczyna od modułu magazynowego w ERP, ponieważ jest już dostępny w licencji. Problem pojawia się, gdy rośnie liczba zleceń, lokalizacji i pracowników na hali. ERP zna stan księgowy, a magazyn musi wiedzieć, gdzie towar leży w danej minucie. Bez wymiany danych między ERP i WMS powstaje luka, którą ktoś wypełnia arkuszem, telefonem albo pamięcią.

Czym jest integracja WMS z ERP? 

Integracja WMS z ERP to automatyczna, dwukierunkowa wymiana danych między systemem ERP a systemem WMS. ERP przekazuje do WMS zamówienia, dostawy i dane towarowe. WMS zwraca do ERP potwierdzone ruchy magazynowe, stany i statusy realizacji. Ponieważ oba systemy pracują na tych samych danych, stan magazynu w księgowości zgadza się ze stanem na regałach. Takie połączenie ERP/WMS, czyli WMS z integracją ERP, usuwa ręczne przepisywanie dokumentów, skraca czas realizacji zamówień i ogranicza błędy wynikające z rozbieżnych danych. Integracja ERP z WMS jest potrzebna, gdy magazyn ma wiele lokalizacji, partii lub kanałów sprzedaży.

Dowiedz się więcej o integracji WMS i ERP

ERP i WMS - za co odpowiada każdy system?

ERP i WMS nie konkurują ze sobą, ponieważ obsługują różne poziomy decyzji. ERP odpowiada za finanse, sprzedaż, zakupy i planowanie zasobów. WMS odpowiada za to, co dzieje się w magazynie z minuty na minutę. 

Z takiego podziału wynika prosta zasada. Im bardziej złożony magazyn, tym więcej decyzji powinien przejąć WMS, a ERP powinno dostawać gotowy wynik. Integracja ERP z WMS jest właśnie tym łączem.

WMS czy moduł magazynowy w ERP?

To pytanie zadaje sobie większość firm, więc warto je uporządkować kryteriami, a nie przeczuciem.

Moduł magazynowy w ERP wystarcza, jeśli:

• magazyn jest jeden i ma prostą strukturę,
• liczba pozycji i zleceń dziennie jest niewielka,
• towar nie wymaga partii, dat ważności ani numerów seryjnych,
• praca na hali odbywa się bez terminali.

WMS z integracją ERP jest uzasadniony, jeśli:

• masz kilka magazynów lub stref, w tym przy wielu spółkach,
• pracownicy tracą czas na szukanie towaru,
• zdarzają się różnice inwentaryzacyjne,
• sprzedajesz przez wiele kanałów i terminy wysyłek są krótkie,
• potrzebujesz identyfikowalności partii lub numerów seryjnych.

Jeśli większość pozycji z drugiej listy pasuje do Twojej firmy, to wybór „WMS czy moduł magazynowy w ERP” zwykle kończy się wyborem WMS. ERP nie powstało do sterowania ruchem towaru, a każdy brak w tym obszarze kończy się pracą ręczną.

Korzyści z integracji ERP i WMS

Każda korzyść poniżej wynika z określonego mechanizmu, ponieważ same hasła o „zwiększaniu efektywności” niczego nie wyjaśniają.

1. Jedno źródło prawdy o zapasie. Jeśli WMS na bieżąco zwraca ruchy magazynowe do ERP, handlowiec widzi stan dostępny, a nie stan sprzed kilku godzin. W efekcie rzadziej sprzedaje towar, którego nie ma, co zmniejsza liczbę anulowanych zamówień i reklamacji.
2. Brak ręcznego przepisywania dokumentów. Jeśli zamówienie z ERP samo trafia do WMS jako zlecenie kompletacji, znika etap ręcznego wprowadzania. Mniej wpisów to mniej pomyłek, a mniej pomyłek to mniej zwrotów.
3. Krótszy czas realizacji. Jeśli WMS ustala kolejność i ścieżkę kompletacji, magazynier przechodzi krótszą trasę. Krótsza trasa skraca czas jednego zlecenia, więc w tej samej zmianie obsłużysz więcej zamówień bez dokładania osób.
4. Szybsze rozliczenia. Jeśli potwierdzenie wydania wraca do ERP automatycznie, faktura może powstać zaraz po wysyłce. 
5. Identyfikowalność. Jeśli WMS zapisuje partie, daty ważności i numery seryjne na każdym ruchu, firma w kilka chwil ustali, gdzie trafiła dana partia. To ogranicza koszt ewentualnego wycofania towaru.
6. Lepsze planowanie zakupów. Jeśli ERP dostaje prawdziwe stany z WMS, plan zaopatrzenia opiera się na faktach, a nie szacunkach, więc zapasy bezpieczeństwa mogą być niższe.

Umów się na bezpłatną prezentację systemu WMS.

 Najczęstsze błędy przy integracji ERP z WMS

1. Brak podziału odpowiedzialności za dane. Gdy oba systemy edytują tę samą kartotekę, pojawiają się konflikty. Należy ustalić, który system jest właścicielem której informacji.
2. Integracja „na koniec”. Jeśli dane wymieniane są raz na dobę, stany są nieaktualne przez większość dnia to osłabia główną korzyść projektu.
3. Brak planu na błędy. Każda wymiana danych czasem się nie uda. Jeśli nie ma kolejki ponowień i alertów, błąd zostaje wykryty dopiero przy inwentaryzacji.
4. Kopiowanie procesu z ERP do WMS. Jeśli WMS ma tylko odtworzyć stary, ręczny proces, firma płaci za system, ale nie zmienia sposobu pracy.
5. Pominięcie urządzeń mobilnych. Bez skanerów dane z hali nadal powstają ręcznie, więc integracja traci sens.

7 kroków jak przeprowadzić integrację ERP z WMS

Krok 1: Opisz procesy magazynowe - spisz przyjęcia, składowanie, kompletację i wydania oraz miejsca, w których dziś powstają błędy.

Krok 2: Ustal zakres wymiany danych - określ, które dokumenty i dane przepływają, w którą stronę i z jaką częstotliwością.

Krok 3: Zdecyduj o sposobie połączenia - wybierz interfejs API, usługi sieciowe lub wymianę plików, w zależności od możliwości Twojego ERP.

Krok 4: Wybierz etap startowy - możesz zacząć od przyjęć i stanów, a kompletację dołączyć w drugim kroku. Wdrożenie etapami ogranicza ryzyko.

Krok 5: Przetestuj scenariusze skrajne - sprawdź korekty, zwroty, braki i przerwy w łączności.

Krok 6: Przeszkol zespół i uruchom - ludzie na hali muszą rozumieć, dlaczego dane z terminali są ważne dla księgowości.

Krok 7: Monitoruj i poprawiaj - po uruchomieniu sprawdzaj błędy wymiany i czas obiegu dokumentów.

Jak wybrać dostawców systemów klasy WMS?

Porównując dostawców systemów klasy WMS, sprawdź, czy rozmawiasz z partnerem, który zna integracje, a nie tylko sam magazyn. Poniższa lista kryteriów pomoże uporządkować ofertę:

• doświadczenie w łączeniu WMS z Twoim ERP,
• otwarta architektura i dokumentacja interfejsów,
• możliwość wdrożenia etapami,
• obsługa wielu magazynów i spółek w jednym systemie,
• doradztwo przy wyborze urządzeń mobilnych,
• model licencji, który nie rośnie przy każdym nowym użytkowniku,
• sposób obsługi zmian po wdrożeniu.

Zapytaj też, kto odpowiada za błędy wymiany danych, ponieważ w praktyce spór o to, „czyja to wina”, wydłuża każdy projekt integracyjny.

Zwróć uwagę na system Asiston WMS, rozwiązanie, które od lat znajduje się w gronie najlepszych systemów WMS dostępnych na rynku. 

Podsumowanie 

Integracja WMS z ERP ma sens, gdy magazyn wymaga precyzyjnego zarządzania lokalizacjami, partiami i zleceniami, a ERP nadal odpowiada za rozliczenia. W prostym magazynie wystarczy moduł ERP, ale wraz ze wzrostem liczby lokalizacji, kanałów i spółek połączenie obu systemów pomaga ograniczyć błędy, skrócić czas realizacji i uporządkować przepływ danych.

Przy wyborze rozwiązania warto ocenić nie tylko jego funkcjonalność, ale również doświadczenie dostawcy w integracjach i możliwość etapowego wdrożenia. Warto zwrócić uwagę na Asiston WMS, który od lat znajduje się w gronie najlepszych rozwiązań WMS na rynku. Dobrze zaplanowana integracja to mniej kosztownych poprawek i sprawniejsze funkcjonowanie magazynu.

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem Asiston.