Jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację magazynu?

Inwentaryzacja magazynu kojarzy się w wielu firmach z zatrzymanym ruchem towaru, nadgodzinami i raportem różnic, który nikogo nie dziwi, a wszystkich kosztuje. Rozbieżność między stanem w systemie a stanem na regałach nie powstaje w dniu spisu. Powstaje wcześniej, przy każdym przyjęciu, przesunięciu i wydaniu zarejestrowanym z opóźnieniem lub wcale. Spis tylko ją ujawnia.

Z tego artykułu dowiesz się, jak zaplanować inwentaryzację magazynu, by trwała krócej. Dowiesz się też, które błędy najczęściej wydłużają spis z natury, kiedy wystarczy jeden spis w roku, a kiedy lepsza będzie inwentaryzacja cykliczna, oraz jaką rolę odgrywa system WMS.

Czym jest sprawna inwentaryzacja magazynu?

Inwentaryzacja magazynu to porównanie stanu zapasów zapisanego w ewidencji ze stanem rzeczywistym oraz wyjaśnienie i rozliczenie każdej różnicy. Sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja magazynu opiera się na pięciu elementach: 

• uporządkowanych lokalizacjach, 
• zamrożeniu dokumentów w czasie liczenia, 
• niezależnych zespołach liczących, 
• ustalonej kolejności wyjaśniania rozbieżności,
• narzędziu rejestrującym każdy ruch towarowy w chwili jego wykonania. 

Spis z natury można wykonać jednorazowo dla całego magazynu albo rozłożyć w czasie jako inwentaryzację cykliczną, obejmującą kolejne strefy lub grupy asortymentowe. Wybór modelu zależy od rotacji, liczby lokalizacji i wymagań księgowych. Im pełniejsza ewidencja ruchów w systemie WMS, tym krótszy spis i mniej różnic do wyjaśniania.

Dowiedz się więcej jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację magazynu?

Skąd biorą się różnice, które ujawnia spis

Jeśli przyjęcie towaru jest księgowane po fakcie, to w systemie towar znajduje się w strefie przyjęć, choć leży już na regale. Jeśli kompletacja trafia wtedy na pustą lokalizację, magazynier zgłasza brak, a magazynier szuka towaru, który stoi dwa korytarze dalej. Kończy się to ręczną korektą stanu, kolejną rozbieżnością i zapasem zabezpieczającym, który podnosi zamrożony kapitał. Spis z natury zastaje tę kaskadę w pełnym rozwoju i ma ją wyjaśnić w kilka dni.

Najczęstsze źródła rozbieżności to:

• opóźniona rejestracja przyjęć, przesunięć i wydań,
• towar bez lokalizacji w ewidencji lub rozłożony w kilku miejscach jednocześnie,
• błędy jednostek miary (sztuka, opakowanie zbiorcze, paleta),
• zwroty i towar po reklamacji składowane bez wydzielonej strefy,
• zamienniki wydane zamiast indeksu z zamówienia,
• towar obcy (depozyt, komis) leżący obok własnego.

Wniosek jest prosty. Dobra inwentaryzacja magazynu zaczyna się kilka miesięcy przed spisem i opiera się przede wszystkim na regularnym oraz dokładnym rejestrowaniu wszystkich ruchów magazynowych.

Przygotowanie do inwentaryzacji

Przed liczeniem towaru warto zrobić 7 rzeczy: 

1. Ustal, jak będzie wyglądało liczenie - cały magazyn naraz, strefami czy regularnie.
2. Uporządkuj magazyn - oznacz regały i miejsca, żeby każdy towar miał swoje miejsce.
3. Oddziel specjalne towary - np. zwroty, towar zablokowany i towar należący do innych firm.
4. Ustal moment zakończenia ruchu towaru - co zostało przyjęte, wydane lub przesunięte przed rozpoczęciem liczenia.
5. Podziel pracowników na zespoły - najlepiej, żeby nie liczyli swoich codziennych miejsc pracy.
6. Przygotuj arkusze lub urządzenia do liczenia - bez pokazywania ilości zapisanej w systemie.
7. Przeszkol pracowników - wyjaśnij, jak liczyć sztuki, opakowania i niepełne opakowania.

Jeśli punkt odcięcia nie jest ustalony, dokumenty wystawione podczas liczenia mogą powodować różnice. Trudno wtedy stwierdzić, czy różnica wynika z błędu, czy z ruchu towaru. Przez to trudniej znaleźć przyczynę rozbieżności.

Jak przebiega spis z natury?

Najlepiej liczyć zapasy dwa razy. Pierwsza osoba liczy wszystko, a druga sprawdza tylko te miejsca, gdzie wynik mocno różni się od stanu w systemie. Osoby liczące nie powinny znać stanu systemowego. Dzięki temu nie będą dopasowywać wyniku do oczekiwanej liczby. Zamiast wpisywać dane ręcznie, warto skanować kody lokalizacji i towarów. Zmniejsza to liczbę błędów.

Jeśli pojawi się różnica, należy sprawdzać ją zawsze w tej kolejności:

1. dokumenty z okresu spisu,
2. sąsiednie lokalizacje,
3. jednostki miary i rodzaje opakowań,
4. dopiero na końcu uznać, że to rzeczywisty brak lub nadwyżka.

Nie należy od razu poprawiać stanu w systemie. Najpierw trzeba znaleźć przyczynę, bo inaczej błąd może powtórzyć się przy następnej inwentaryzacji. 

Spis z natury czy inwentaryzacja cykliczna?

Wybór sposobu inwentaryzacji zależy od rodzaju magazynu:

• Mały magazyn, mało towarów i niska sprzedaż - wystarczy jednorazowy spis, najlepiej w czasie najmniejszego ruchu.
• Dużo wysyłek i szybka rotacja towarów - lepsza może być inwentaryzacja cykliczna, czyli liczenie magazynu partiami, bez zatrzymywania całej pracy.
• Kilka magazynów lub firm - wszystkie powinny stosować takie same zasady liczenia.
• Towary z numerami partii, seriami lub terminami ważności - trzeba kontrolować nie tylko ilość, ale też konkretną partię towaru.

Inwentaryzacja cykliczna polega na regularnym liczeniu wybranych części magazynu. Częściej sprawdza się towary drogie lub często sprzedawane, np. według zasady ABC. Jej zaletą jest to, że błędy można znaleźć szybciej, ponieważ są sprawdzane niedługo po ich powstaniu.

Trzeba jednak na bieżąco prowadzić ewidencję. Bez tego trudno ustalić, skąd wzięła się różnica. Zasady i terminy inwentaryzacji wynikają z ustawy o rachunkowości. Przed zmianą sposobu inwentaryzacji warto więc ustalić z księgowością lub audytorem, czy wybrany model spełnia wymagania.

Umów bezpłatną prezentację i sprawdź, jak wygląda inwentaryzacja bez zatrzymania magazynu.

Najczęstsze błędy podczas inwentaryzacji:

•  traktowanie inwentaryzacji jako jednorazowego wydarzenia zamiast regularnej kontroli,
• poprawianie stanów bez sprawdzenia, dlaczego pojawiła się różnica,
• zlecanie liczenia osobom, które na co dzień pracują w danej lokalizacji,
• wybieranie terminu inwentaryzacji bez uwzględnienia okresów zwiększonej liczby wysyłek,
• kupowanie skanerów przed uporządkowaniem magazynu,
• zmiana sposobu przeprowadzania inwentaryzacji bez uzgodnienia jej z księgowością.

Rola systemu WMS w inwentaryzacji magazynu

System WMS sprawia, że inwentaryzacja nie musi polegać na szukaniu wszystkiego od początku. Jeśli każdy ruch towaru jest na bieżąco rejestrowany za pomocą skanera, system cały czas pokazuje aktualny stan magazynu. Inwentaryzacja służy wtedy głównie do sprawdzenia, czy rzeczywisty stan zgadza się z systemem.

Podczas liczenia można zablokować tylko konkretną lokalizację. Reszta magazynu może w tym czasie normalnie pracować. Magazynier korzysta z terminala, który wskazuje mu kolejne miejsca do sprawdzenia. Skanuje lokalizację i towar, a także wpisuje lub skanuje numer partii czy serii. Jeśli pojawi się różnica, system od razu ją zapisuje i można sprawdzić, skąd się wzięła.

WMS przechowuje również historię operacji. Dzięki temu można sprawdzić, kto i kiedy zmienił stan danego towaru. Ułatwia to znalezienie przyczyny błędu.

W magazynach związanych z produkcją sytuacja jest bardziej skomplikowana. Towary znajdują się nie tylko w magazynie, ale również przy liniach produkcyjnych i w buforach. Jeśli produkcja korzysta z systemu MES, a magazyn z WMS, oba systemy muszą być ze sobą zintegrowane. Najlepiej, jeśli dane są również powiązane z systemem ERP. W przeciwnym razie różnice podczas inwentaryzacji mogą wynikać z niezgodności systemów, a nie z błędu magazyniera.

Firmy coraz częściej wybierają rozwiązania, które można wdrażać stopniowo i wykorzystać w kilku magazynach lub spółkach. Asiston tworzy systemy WMS i MES, które łatwo integrują się z większością systemów ERP. Rozwiązania obejmują m.in. zarządzanie lokalizacjami, pracę na terminalach mobilnych oraz śledzenie partii towaru od dostawy do wysyłki.

Dzięki temu magazyn ma na bieżąco uporządkowaną ewidencję, a inwentaryzacja służy przede wszystkim do jej sprawdzenia.

Podsumowanie 

Sprawna inwentaryzacja magazynu zależy przede wszystkim od jakości ewidencji ruchów magazynowych prowadzonej przez cały rok, a nie od organizacji samego dnia liczenia. Jeśli rejestracja przyjęć, wydań i przesunięć jest opóźniona lub niedokładna, każdy spis z natury będzie kosztowny, ponieważ większość czasu pochłonie ustalanie przyczyn powstałych różnic. W magazynach o wysokiej rotacji lub dużej wartości zapasów warto rozważyć przejście na inwentaryzację cykliczną, oczywiście po wcześniejszym uzgodnieniu zasad z księgowością. Warunkiem skutecznego wdrożenia takiego modelu jest jednak uporządkowanie lokalizacji magazynowych oraz wprowadzenie bieżącej rejestracji operacji za pomocą skanerów, najlepiej w systemie WMS zintegrowanym z ERP. Firma, która jest w stanie wykrywać różnice już w momencie ich powstania, może utrzymywać niższy zapas zabezpieczający, ograniczać koszty magazynowania i szybciej realizować zamówienia. W efekcie sprawność kontroli zapasów bezpośrednio wpływa na jej konkurencyjność. Dlatego warto rozpocząć od audytu procesu rejestracji ruchów magazynowych, a dopiero w kolejnym kroku zdecydować, który model inwentaryzacji będzie najlepiej odpowiadał specyfice firmy.

Chcesz omówić inwentaryzację w swoim magazynie?

Zapraszamy na bezpłatną konsultację z ekspertami Asiston.