Jak zarządzać jakością w systemie ERP?

W celu udoskonalenia efektywności i elastyczności organizacji stosuje się podejście zwane zarządzaniem jakością.

Gdy przeprowadzi się je w sposób właściwy, powinno spełniać oczekiwania, wymagania oraz potrzeby klienta, jednocześnie zwiększając wydajność przedsiębiorstwa. Liczy się całościowy efekt – powinien być on jak najbardziej satysfakcjonujący zarówno z perspektywy klienta, jak i organizacji. Właśnie dlatego w podejściu tym każdy pracownik dąży do udoskonalenia własnej pracy. Realizacji tej koncepcji sprzyjają odpowiednie narzędzia, takie jak oprogramowanie proALPHA ERP.

Proces wytwarzania, bez względu na rodzaj realizowanej produkcji, gromadzi bardzo wiele dokumentów i plików elektronicznych, składających się na dokumentację techniczną. Często organizacji zależy nie tylko na zachowaniu aktualnej dokumentacji, ale i na zarządzaniu zmianami w dokumencie. Istotna jest wiedza na temat tego kto oraz kiedy wprowadził zmiany, według jakiej dokumentacji polecona została produkcja oraz dlaczego zmiany zostały wprowadzone. By było to możliwe, niezbędny jest funkcjonalny system pozwalający na śledzenie zmian, wersjowanie plików i zarządzanie uprawnieniami do dokumentacji. Cechy te spełnia system proALPHA. 

Na czym polega zarządzanie jakością w systemie proALPHA ERP?

W zgodzie z definicją, w przedsiębiorstwie produkcyjnym zarządzanie jakością oznacza zespół planowych, systematycznych i skoordynowanych działań, które dążą do zapewnienia danego poziomu jakości gotowych wyrobów w ofercie dostępnej na rynku. Jest to jednak trudne zadanie do wprowadzenia w praktyce. Niewiele organizacji ma świadomość, że długotrwałe skutki i utrzymanie wysokiego poziomu satysfakcji klienta przynosi jedynie kompleksowe zarządzanie jakością. Wymaga to jednak od przedsiębiorstwa stałego i systematycznego planowania i realizacji działań kontrolnych w wielu komórkach organizacji, na różnych etapach procesu produkcji.

Aby zrealizować powyższe cele przedsiębiorstwo powinno wdrożyć zintegrowany system zarządzania, który posiada moduł zarządzania jakością – taki jak proALPHA ERP, system odwzorowujący doskonale procesy biznesowe zachodzące w firmach, a także wspierający i modelujący ich przebieg za pośrednictwem zintegrowanego Workflow. Pozwala on również definiować procesy kontroli jakości, od zakupów materiałów, przez procesy produkcyjne, po realizację standardów jakościowych narzucanych przez klientów. Sprawna obsługa zgłoszeń serwisowych, a także zachowywanie i przechowywanie historii obiektów serwisowych gwarantowana jest klientom serwisu przez jego funkcjonalność – stanowi to ostatni element kompleksowego zarządzania jakością. 

Workflow i dane podstawowe 

Gromadzenie i pielęgnowanie danych podstawowych, to obok definiowania parametrów kontroli oraz metod przeprowadzania badań jedno z głównych zagadnień zarządzania jakością w szerokim tego pojęcia znaczeniu. Brak spójnej polityki tworzenia grup asortymentowych i zakładania indeksów może powodować komplikacje od samego początku procesu.

Jednym z powszechnych problemów są zapotrzebowania materiałowe w pętli MRP, powodujące błędny bilans, a także zdublowane pozycje asortymentu, które zaburzają faktyczny obraz dostępności stanów magazynowych. Dzięki zintegrowanemu mechanizmowi Workflow w systemie proALPHA proces wprowadzania nowych artykułów przebiega w sposób kontrolowany i wymusza na użytkownikach uzupełnianie danych z dużą dokładnością. Właściwemu procesowi gospodarczemu mogą podlegać również inne dane podstawowe (m.in. dostawcy i ich powiązanie z pozycjami zakupowymi). 

Plan próbek i ocena dostawców

Regularna kontrola dostaw i skrupulatna ocena dostawców pozwoli na zachowanie odpowiedniego poziomu jakości pozyskiwanych z rynku materiałów produkcyjnych. Funkcjonalność, która umożliwia definicję częstotliwości i reguł próbkowania, które różnią się względem poszczególnych dostawców, to jeden z elementów modułu kontroli jakości w systemie proALPHA. Konkretna wielkość partii danego asortymentu określana jest przez definicję pożądanej liczby próbek, która mówi również o tym, jaka ilość usterek lub braków spowoduje odrzucenie dostawy, a jaka będzie akceptowalna. Dodatkowo, zdefiniowane reguły mogą automatycznie zmienić częstotliwość wykonywania próby, jeśli podczas rejestracji wyników z poprzednich badań stwierdzono niezgodności w ilości przekraczającej założone uprzednio wartości brzegowe.

Definicja reguł próbkowania i częstotliwości w module kontroli jakości

Skuteczny system kwalifikacji dostawców uzyskiwany jest dzięki możliwości elastycznego tworzenia kryteriów oceny, tj. odchyleń od pożądanych terminów dostawy, odchyleń od ilości, ceny oraz jakości. Dzięki temu klienci otrzymują gwarancję, że wyroby wytwarzane będą wyłącznie z materiałów spełniających założone z góry parametry jakościowe.

Kwalifikacje i narzędzia 

Podczas przygotowywania instrukcji kontroli jakości, która mówi o tym, jak prowadzone są badania, możemy wskazać przyrządy pomiarowe, jakich należy użyć. Dzięki słownikowi możemy zdefiniować dowolną ilość grup łączących przyrządy tego samego typu. Każde narzędzie posiada cechy szczególne (np. interwał kalibracji czy dopuszczalny zakres tolerancji) i numer identyfikacyjny, może mieć także podporządkowany plan inspekcji określający wymagania kontroli okresowej. 

Nadanie urządzeniu statusu, który determinuje jego zdatność do dalszego użycia wiąże się z zarejestrowaniem wyniku inspekcji. Posiadanie stosownych kwalifikacji i uprawnień jest dodatkowym kryterium, które warunkuje możliwość wykonania czynności kontrolnych. W zintegrowanym systemie zarządzania plikami DMS może być przechowywane w formie załącznika jako potwierdzenie ważności. 

Plan inspekcji i instrukcja kontroli

Pracownicy muszą otrzymywać jasną informację, w jaki sposób realizować proces kontroli jakości, aby przebiegał on poprawnie. W związku z tym w systemie definiowana jest instrukcja kontroli, a więc kompletny przepis mówiący o tym, jak przeprowadzić czynności kontrolne. Instrukcja wykonawcza definiowana jest przy użyciu danych podstawowych, takich jak kwalifikacje, plan próbek, badane cechy i narzędzia. Instrukcja kontroli pozwala również określić czy wynikiem pomiaru jest wartość logiczna czy konkretny odczyt w zadanej jednostce miary. 

W przypadku, w którym proces kontroli jakości wymaga zastosowania kilku instrukcji kontroli ze względu na swoją złożoność, są one grupowane w ramach tzw. planu inspekcji. Ostatnią wykonywaną czynnością jest powiązanie planu inspekcji z rodzajami danych, takimi jak:

• Artykuł zakupowy lub produkowany;
• Działanie procesu technologicznego lub zlecenie produkcji;
• Zlecenie klienta lub zamówienie zakupu;
• Dowód dostawy (WZ) lub przyjęcie zewnętrzne (PZ);
• Numer partii lub numer serii;
• Przyrząd pomiarowy.

Centrum kontroli 

Lista kontroli koniecznych do wykonania, wygenerowana przez system, jest efektem powiązania planów inspekcji z wyżej wymienionymi rodzajami danych. Tzw. centrum kontroli stanowi tu punkt wyjścia do przeglądania rejestracji pomiarów, wygenerowanych sugestii badań czy analizy zarejestrowanych dotychczas wyników. 

Dla każdej cechy w połączeniu z każdą próbką odbywa się wprowadzanie wyników testu. W głównym oknie programu zobaczyć możemy sugestie kontroli, oznaczone statusem, zalecaną metodą inspekcji, datą wykonania oraz pochodzeniem.

System odpowiednio zakoloruje wiersz na zielono, żółto lub czerwono, w zależności od tego, czy uzyskany wynik mieści się w zakresie wartości, leży poza nią, ale w granicy tolerancji lub też czy leży poza wymienionymi. Użycie uprzednio specyfikowanego w instrukcji kontroli przyrządu pomiarowego odnotować możemy rejestrując wyniki. 

Pozycje, które nie przeszły pozytywnie procesu kontroli mogą zostać zarejestrowane poprzez zgłoszenie serwisowe jako sposób na dalsze procedowanie i dokumentację zwrotu towaru do dostawcy. W przypadku artykułów produkowanych poprzez zgłoszenie serwisowe, zlecenie produkcji zostaje wygenerowane odrębnie, a jego efektem może być ponowne wyprodukowanie danego towaru lub jego naprawa.

Obiekty serwisowe, teczka produktu 

Kompleksowe zarządzanie jakością oznacza również serwisowanie i utrzymywanie wyrobów, które zostały przekazane do użytkowania klientom. Tzw. teczka produktu lub obiekt serwisowy są możliwe do założenia dla każdego produktu oznaczonego numerem serii. Pozwala to na zebranie informacji systemowi o wszystkich zmianach dokonanych w trakcie życia gotowego wyrobu oznaczonego numerem serii oraz jego elementów składowych. Czynności serwisowe, takie jak naprawa lub wymiana części pozostawiają zmiany możliwe do śledzenia. Do przygotowania zgłoszeń serwisowych mogą być wykorzystywane teczki produktów. Części zamienne oraz zużywające się są oznaczane w teczce produktu w odpowiedni sposób, dzięki czemu części niezbędne do utrzymania instalacji mogą być dostarczone przez pracownika. Może on również zaplanować niezbędne części serwisowe. 

Moduł serwis

Funkcjonalność proALPHA Serwis umożliwia gromadzenie informacji na temat miejsc przebywania poszczególnych obiektów serwisowych oraz warunków i okresu gwarancji na poszczególne artykuły. Aplikacja proALPHA pozwala także na ewidencjonowanie wszystkich napływających od klientów zgłoszeń. To z kolei pozwala na udzielenie szybkiej odpowiedzi klientowi, w momencie złożenia przez niego zapytania o poziom zaawansowania, a także na przeprowadzenie późniejszej analizy awarii, które pojawiają się najczęściej oraz ich przyczyn.

Zlecenia serwisowe pozwalają na ewidencjonowanie pracochłonności wewnętrznych i zewnętrznych usług naprawczych oraz kosztów zużycia zamiennych, które są niezbędne do realizacji zgłoszenia. Moduł proALPHA Serwis uzupełnia swoją funkcjonalność poprzez możliwość zaplanowania działań konserwacyjnych na obiektach, które są w posiadaniu klienta, oraz możliwość wyeliminowania usterki wadliwej partii produkcyjnej poprzez wprowadzenie odpowiednich akcji serwisowych. 

Najistotniejsze zalety zarządzania jakością w systemie proALPHA ERP to:

• odwzorowywanie zachodzących w firmach procesów biznesowych;
• wspieranie i modelowanie ich przebiegu, dzięki zintegrowanemu Workflow;
• wymuszanie na użytkownikach uzupełniania danych z pożądaną dokładnością;
• umożliwienie definiowania procesów kontroli jakości;
• usprawnienie obsługi zgłoszeń serwisowych;
• możliwość przechowywania – np. historii poszczególnych obiektów serwisowych czy potwierdzeń ważności uprawnień i kwalifikacji.

System proALPHA sprzyja zarówno satysfakcji klienta, jak i szeregowi korzyści dla przedsiębiorstwa, co z kolei przekłada się na owocną współpracę z obu stron. Wdrożenie narzędzia pozwala na doskonalenie pracy zespołu pracowników, wpływa korzystnie na zwiększenie wydajności firmy i daje szansę na sprawne zarządzanie jakością. Należy mieć bowiem na uwadze, że działania projakościowe przyświecają ciągłemu spełnianiu zmieniających się oczekiwań i potrzeb klientów, mając w pamięci interesy przedsiębiorstwa. 

Obejrzyj materiał Video:




Źródło: proALPHA