Skuteczna modernizacja IT z systemem ERP

W zakresie aktualizacji systemów informatycznych wdrożenie nowoczesnego systemu ERP to jeden z najważniejszych punktów na liście „rzeczy do zrobienia” w wielu firmach. Dostawca ERP, proALPHA, dzieli się dziewięcioma praktycznymi wskazówkami na temat tego, jak zaktualizować centralną jednostkę sterującą dla danych i procesów firmy.

Wiele firm maksymalnie wydłuża moment modernizacji systemu ERP. Sukces cyfrowej transformacji zależy jednak wyłącznie od tego, czy centrum danych i proces są aktualne. Wskazówki związane z usprawnieniami z zakresu oprogramowania firmy i ERP przekazuje proALPHA, dostawca systemu ERP. 

1.     Najważniejsze ogniwo w procesie modernizacji IT – kadra kierownicza

W projekt wyboru systemu ERP zaangażowana jest cała forma, łącznie z szefami poszczególnych działów i dyrektorami zarządzającymi. Oznacza to, że w roli zarządu leży utorowanie systemowi drogę do firmy, a nie tylko delegowanie zadań do działu IT. Zarząd powinien wyklarować jasną strategię i przyszłościowy kierunek systemu wraz z wyznaczeniem odpowiednich pracowników, którzy wejdą w skład zespołu projektowego. 

2.     Analiza funkcjonalności systemów zastąpiona optymalizacją procesów

Istnieje ryzyko, że zespół, który ocenia system ERP wciągnie się w długie listy trudnych do porównania funkcjonalności, co może powodować odwrócenie uwagi od najważniejszych aspektów. Są nimi procesy i ich potencjał do poprawy – to one powinny stanowić główną kwestię, którą należy kierować się podczas wyboru danego systemu ERP.

3.     Zapewnienie dostępu zespołowi

Osoba, która kieruje projektem w niepełnym wymiarze godzin i w tym samym czasie wykonuje swoją standardową pracę nie jest odpowiednim pracownikiem do tego zadania, ponieważ jest duża szansa, że nie wykorzysta on pełnego potencjału projektu. Właśnie dlatego warto rozważyć zatrudnienie zewnętrznego kierownika projektu, który zapewni jego profesjonalne prowadzenie.

4.     Konsultacje i doradztwo zdalne

Czynnikiem, który powstrzymuje menadżerów przed wdrożeniem rozwiązania problemu modernizacji systemu ERP jest często obawa przed dużą liczbą konsultacji związanych z projektem i długim czasem jego trwania. W całym etapie wdrażania nie jest niezbędne zatrudnienie konsultanta. Zadania, takie jak personalizację pod potrzeby klienta, wsparcie i mniejsze czynności wykonywać mogą konsultanci zdalni. Pozwala to na zmniejszenie kosztów i przyspieszenie realizacji projektu. 

5.     Sprawdzanie usług towarzyszących oraz dostawcy systemu

Zarówno dostawca, jak i oprogramowanie powinny zostać sprawdzone pod kątem ryzyka przejęcia ich przez konkurencję oraz pod kątem stabilizacji ekonomicznej. Równie istotna jest lokalizacja działu badawczo-rozwojowego, filozofia firmy i siła robocza. Istotne jest również doświadczenie, a także wiedza partnera wdrożeniowego na tematy związane z branżą firmy. Idealne wdrożenie oparte jest na najlepszych praktykach. Dostawcy systemu ERP, np. proALPHA zapewniają wysoką jakość w całym projekcie, oferując wdrożenie i oprogramowanie z jednego źródła. 

6.     Obsługa międzynarodowa – ocena 

Międzynarodowego sukcesu nie gwarantuje wielojęzyczny inferfejs użytkownika. Wersja przypisana dla danego kraju musi być zgodna z jego umowami i przepisami. Właściwe dane muszą być synchronizowane w czasie rzeczywistym poprzez funkcjonalne zarządzanie plikami głównymi. Model chmury do wyboru powinien być elastyczny i kompatybilny – pomoże to w szybkim podłączeniu jednostki.

7.     Dopuszczenie możliwości integracji 

Spójne procesy i jakość gromadzonych w systemie ERP informacji to czynniki, na których opiera się digitalizacja. Są one niezbędne do zintegrowania aplikacji do kontroli eksportu lub do zarządzania jakością. Możliwość łączenia urządzeń mobilnych i maszyn jest bardzo ważna, by promować technologiczne zastosowanie IoT w branży produkcyjnej.

8.     Zarządzanie jakością danych w sposób aktywny

Digitalizacja opiera się na spójnych procesach i jakości informacji gromadzonych w systemie ERP. Zdecydowanie musi tu być możliwe zintegrowanie specjalnych aplikacji, na przykład tych do kontroli eksportu albo do zarządzania jakością. Równie ważna dla branży produkcyjnej jest możliwość łączenia maszyn i urządzeń mobilnych w celu promowania technologicznego zastosowania IoT.

9.     Długoterminowe planowanie

Warto planować długofalowo – to, co dziś może wydawać się nieistotne, jutro może stać się pierwszoplanową kwestią. Właśnie dlatego dostawca ERP powinien przewidywać przyszłe wymagania i być w stanie elastycznie na nie zareagować (np. na sztuczną inteligencję biznesową, zarządzanie dokumentami czy mobilny CRM). 

Stosujące się do tych rad firmy posiadają konkurencyjną przewagę na rynku. Migracje z systemu ERP są wciąż wymagające, mimo sprawnych procesów opartych na prototypowaniu i szablonach i zarządzania projektami. Zmotywowany, kompetentny zespół, odpowiednie oprogramowanie, dobre przygotowanie, dobry partner wdrożeniowy to gwarancja sukcesu.

Źródło: proALPHA