Automatyczna rejestracja faktur zakupowych

Mimo coraz większej cyfryzacji przedsiębiorcy nadal chętnie korzystają z tradycyjnego przetwarzania faktur. Choć nowoczesne rozwiązania pozwalają na większą kontrolę, ułatwiają ich rejestrację, a także zmniejszają ilość błędów w obiegu dokumentów to trzy na cztery faktury zakupowe nadal występują w wersji papierowej.

Zalet automatyzacji obiegu dokumentów jest znacznie więcej i ze względu na brak wiedzy na ten temat u przedsiębiorców warto je poznać. Być może większa świadomości w tej kwestii, pozwoli na zwiększenie ilość e-faktur.

Cyfryzacja nie omija księgowość, ale ciągle wielu przedsiębiorców preferuje przestarzałe rozwiązania i nadal preferują tradycyjny obieg dokumentów. Badanie przeprowadzone przez Grupy Idea Bank nie pozostawia złudzeń - 72% przedsiębiorców archiwizuje faktury w wersji papierowej, a 26% potwierdza, że wydrukowane dokumenty są archiwizowane w siedzibie firmy. Dodatkowo co czwarty deklaruje problem ze znajdowaniem faktur. Natomiast 13% spędza na ich kompletowaniu jeden dzień lub nawet dłużej. Co najbardziej zaskakujące to fakt, że drukuje się także faktury elektroniczne w celu ich zarchiwizowania.

Podstawowymi argumentami za tym, aby zaprzestać używania papierowych dokumentów są kosztowność, czasochłonność oraz co równie istotne brak dbałości o ekologię. Dane Tax Care wskazują, że do wystawienia 15 milionów faktur potrzebny jest papier z 128 tysięcy drzew. Z kolei tradycyjna obsługa dokumentów pochłania średnio 4 godziny miesięcznie, co w skali całej gospodarki odpowiada 45 tysiącom etatom. Do tego warto dodać niską świadomość dotycząca kosztów przetwarzania faktur przychodzących – jedynie 7% odbiorców rachunków zdaje sobie z nich sprawę. A także ryzyko związane z przeoczeniem, utratą lub zniszczeniem faktury w wersji papierowej.

Wymienione powody z pewnością już przekonują do korzystania z elektronicznego przetwarzania faktur, a to nie koniec argumentów. Do zalet nowoczesnych rozwiązań należy dodać oszczędność czasu, minimalizację błędów, łatwość wyszukiwania dokumentów. Poza tym możliwość przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu oraz zredukowanie ilości dokumentów drukowanych,co przekłada się na większą ochronę środowiska.

Skróć czas obiegu faktu

Z doświadczenia wiemy, że ręczne księgowanie i zatwierdzanie faktur zawierających dane, które są nieuporządkowane może potrwać kilka dni. W konsekwencji może to doprowadzić do tzw. wąskich gardeł w płynności finansowej i opóźnić płatności dla dostawców. Brak terminowego zapłacenia faktu prowadzi zaś często do utraty rabatów i zniżek, co potem przekłada się na wyższe koszty zakupów.

Aby do tego nie dopuścić wystarczy skorzystać z nowoczesnego rozwiązania jakim jest elektroniczny obieg dokumentów. Badania przeprowadzone przez IBI Research na Uniwersytecie w Regensburgu pokazują, że sytuacja finansowa w co trzecim przedsiębiorstwie znacznie poprawiła się po wprowadzeniu procedury elektronicznego otrzymywania faktur. Przy prawie 40 procentach badanych procesy stały się bardziej spójne, natomiast 45 procent podziela pogląd, że skrócił się czas przetwarzania. Z wynikami zgadzają się również niemieccy eksperci ds. fakturowania. Z raportu „Elektroniczne przetwarzanie faktur i archiwizacja – fakty z praktyki biznesowych” (czerwiec 2016) wynika, że całkowity koszt procesu odbioru faktury w formie papierowej to 17,60 euro za dokument. Z kolei przetwarzanie wersji elektronicznej to wynosi 6,40 euro. Potencjał oszczędnościowy dla elektronicznych faktur to co najmniej 60%. Natomiast inni eksperci wskazują 90% oszczędności czasu.

Głównym i koronnym argumentem przemawiającym za elektronicznym obiegiem dokumentów jest ich ciągła dostępność. Dział księgowy i inne uprawnione osoby mają dostęp do dodanej faktury bez względu na porę dnia i nocy. Dzięki temu zostaje wyeliminowany problem opóźnień w płatnościach, a także unika karnych odsetek. Do tego system wskazuje błędy w fakturach, a także braki w dokumentach i daje możliwość ręcznej korekty. Niweluje też problemy z obliczaniem podatku dochodowego lub od towarów i usług. Wszystkie działania oraz zamówienia, umowy ramowe lub warunki współpracy odbywają się w jednym miejscu – systemie. Umożliwia on też wysyłanie powiadomień do osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie faktur i osób decyzyjnych ,co bardzo usprawnia pracę.

WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW W PRZEDSIĘBIORSTWIE HL HAMBURGER LEISTUNGSFUTTER GMBH – krótkie omówienie przypadku

Firma produkuje ponad 250 tysięcy paszy i eksportuje ją do ponad 40 krajów na całym świecie. Tak duże przedsiębiorstwo musi posiadać więc rozbudowany obieg dokumentów. Statystyki wskazują, że rocznie to 17 tysięcy faktur przychodzących (średnio 75 dziennie). Wprowadzenie systemu automatycznej rejestracji faktur zakupowych pozwoliło nie tylko na zaoszczędzenie czasu, ale również na oddelegowanie pracowników kontrolujących faktury do innych zadań i usprawnienie pracy.

Ważnym i ostatecznym powodem, dla którego warto już teraz zacząć wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów są zmiany w polskim prawie – nakaz cyfryzacji. Już od stycznia 2018 roku przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić elektroniczny rejestr VAT i każdego miesiąca raportować JPK. Natomiast od lipca tego roku przekazywać fiskusowi faktury wyłącznie w wersji elektronicznej. Dlatego nie warto bronić się przed zmianami tylko jak najszybciej zrezygnować z faktur papierowych.


Źródło: proALPHA